任何成功企业的支柱都是其员工。他们的工作方式、他们的生产力水平、他们的专业知识、知识、态度和整体绩效对于保持企业平稳高效地运行至关重要。
在本指南中，我们将探讨什么是员工生产力、如何衡量它、可能影响它的因素以及提高它的策略。我们还将重点介绍一些工具和技术，以帮助您的企业提高员工生产力。
什么是员工生产力?
员工生产力衡量员工的产出与他们在工作中投入的时间和资源量的关系。这是一个基本指标，表明员工在完成任务和为公司目标做出贡献方面的效率和有效性。
员工生产力对于公司的成功至关重要，因为它直接影响底线。高效的办公室工作人员可以更高效地完成任务，从而降低成本并增加收入。相反，低生产率会导致错过最后期限、工作质量下降和整体效率下降。
生产力不仅仅是快速完成任务，还包括制作高质量的作品。因此，通过考虑工作质量以及投入的时间和资源来准确衡量生产力至关重要。
你如何衡量员工的生产力?
衡量团队的生产力是提高工作绩效和实现组织目标的重要一步。但是，您需要在不对员工进行微观管理的情况下准确地衡量它。
根据《哈佛商业评论》的研究，生产效率高的公司的营业利润率比生产效率较低的竞争对手高出 30% 至 50% 。但是，您如何衡量员工的工作效率并判断您是否需要提高员工的工作效率，或者您是否走在正确的道路上?
有效生产力指标的一些技巧包括:
确定关键绩效指标 (KPI)。KPI 可以衡量员工实现特定目标的进度。一些 KPI 企业可以跟踪以评估员工的整体生产力，包括完成的任务数量、每项任务花费的时间、所完成工作的质量以及员工对公司总体目标的贡献。
使用时间跟踪工具。Toggl或RescueTime等时间跟踪工具可以帮助企业监控员工在特定任务上花费的时间。这对于远程工作人员或混合工作尤其有帮助，因此管理人员可以了解员工时间的使用情况。网络生产力工具还可以深入了解浪费在非生产性活动上的时间量。
定期进行绩效评估。定期绩效评估可以为员工提供有价值的反馈，同时让管理者深入了解员工的生产力水平。反馈应该是建设性的，突出改进的领域并承认优势。
设定明确的目标和期望。设定明确的目标和期望可以帮助员工专注于最重要的任务并避免分心。目标应该是具体的、可衡量的、可实现的、相关的和有时限的 (SMART)。
利用技术。企业可以使用技术来衡量员工的工作效率并简化远程工作。例如，基于云的项目管理软件、工具或应用程序（如Asana和Trello）可以帮助员工协作、管理工作流程并掌握他们的任务。Zoom、Slack和Google Meet等视频会议和消息传递应用程序可以帮助团队成员有效沟通。
2023 年影响员工生产力的因素
为提高工作绩效，企业应了解其行业中可能影响员工生产力的因素。以下是一些关键因素:
工作环境。工作环境会显着影响员工的工作效率。噪音水平、照明、温度和办公室布局会影响员工的注意力和积极性。
工作与生活的平衡。健康的工作与生活平衡对于保持高水平的工作场所生产力至关重要。过度劳累或压力大的员工更容易感到倦怠和生产力水平下降。
技术进步。技术进步可以通过自动化重复性任务以及改善沟通和团队合作来提高工作绩效和工作流功能。然而，技术可能会分散注意力，因为员工会在社交媒体或其他与工作无关的任务上花费太多时间。
员工健康和福祉。员工的健康和福祉对于保持高水平的生产力至关重要。企业可以通过健康计划、灵活的工作安排和心理健康资源来支持员工的健康和福祉。
企业文化。组织文化可以通过多种方式影响员工的工作效率。促进开放沟通、积极互动、协作和员工发展的积极文化有助于提高生产力和员工保留率。相反，有毒的文化会导致士气低落、人员流动率高和生产力下降。
远程工作。32% 的经理发现远程工作提高了工作效率。远程工作可以为员工的工作效率带来多项优势，例如减少通勤带来的压力以及减少同事的打扰。
员工生产力面临的挑战
尽管努力提高员工的生产力，但工作场所仍然存在一些可能阻碍生产力水平的挑战。阻碍高生产率的一些挑战包括:
工作场所的干扰。社交媒体、电子邮件通知和吵闹的同事等工作场所的干扰因素会影响员工的压力水平。根据研究，分心后平均需要 23 分钟才能重新集中注意力。而且，在这种注意力不集中之后，工人们报告说压力和挫败感明显增加，并且工作量、努力和压力增加了。
烧完。超过75% 的人表示，他们在目前的工作中经历过倦怠，这导致生产力水平下降。过度劳累或压力大的员工更容易感到倦怠，从而导致敬业度下降、缺勤率上升和生产力下降。
缺乏员工敬业度和积极性。盖洛普的全球工作场所状况报告发现，只有 15% 的员工敬业。不敬业或缺乏动力的员工更有可能做出低质量的工作，并且对公司目标的贡献更少。
低效的流程和程序。低效的流程和程序会导致时间和资源的浪费，从而降低生产力水平。企业领导者应定期审查他们的工作流程和程序，以确定需要改进的地方。
管理和领导能力差。糟糕的管理和领导会导致士气低落、缺乏方向和生产力水平下降。
员工人数多。管理大量员工可能具有挑战性，尤其是在沟通、协作和协调方面。随着组织的发展，越来越难以确保每个人都在同一页面上，从而导致效率低下、误解和人力资源 (HR) 部门负担过重。
提高员工生产力的 5 种策略
克服员工生产力面临的挑战对于组织的成功至关重要。
我们介绍了一些有助于提高团队生产力的技巧和策略。
1. 目标设定与跟进
目标设定有助于为员工的工作提供明确的方向和重点。拥有明确定义和可衡量目标的员工更有可能保持积极性、参与度并致力于实现他们的目标。
设定目标的一种有效方法是使用 SMART 目标框架。该框架可帮助员工创建清晰、简明且可实现的目标，并设定完成时间表。查看员工的一些示例目标。
跟进员工对于帮助他们保持正轨并实现这些目标同样重要。然而，定期签到并不意味着事无巨细。相反，可以通过快速讨论来确保员工拥有完成任务的工具和资源，并且时间表仍然可以实现。
2. 优先次序和时间管理
看看这些发人深省的事实:
平均而言，员工将一半以上的工作日 (51%) 花在对组织几乎没有价值甚至没有价值的任务上，这会显着影响生产力。
员工每天大约 12% 的工作时间都花在使用社交媒体上，效率低下，这是工作场所分心的主要来源。
普通员工每天拖延两个多小时，导致错过最后期限，并且无法专注于关键任务。
这些统计数据清楚地表明时间管理是当今劳动力中的一个主要问题。
然而，当员工对优先事项和有效的时间管理工具有明确的期望时，他们可以更好地管理工作量、减轻压力并实现目标。明确的期望有助于员工专注于优先任务，使他们能够更有效地分配时间和资源。
有效的时间管理工具可以帮助员工确定任务的优先级并更有效地管理他们的工作量。这些工具的范围从基本的待办事项列表到跟踪任务、截止日期和团队成员职责的更高级的项目管理软件。使用这些工具可以帮助员工保持井井有条，减少错过最后期限或忘记任务的可能性，从而提高生产力水平。
3. 员工认可和授权
赋予员工权力并承认他们的成就是提高工作场所生产力的有效方式。感到自己的贡献得到认可和重视的员工更有可能感到积极性和敬业度。
赋予员工权力的一种有效方式是为达到或超过目标提供奖励，例如奖金、晋升或其他形式的认可。这有助于营造认可和问责的公司文化，鼓励员工追求卓越并实现目标。
赋予员工权力还意味着赋予他们自主权和权力来做出决定并掌控自己的工作。这有助于营造一种主人翁意识和责任感，让他们感到全身心投入到他们的团队和公司的成功中。
4.学习和发展机会
投资于员工的职业发展可以使94% 的员工在公司工作的时间更长。在职业发展中感受到支持的员工也更有可能被激励并投入到他们的工作中。
让员工参与学习和发展的一种方法是通过员工发展计划。这些计划概述了员工的职业成长和发展目标，并且可以包括特定的培训计划、指导或其他形式的学习机会。
制定员工发展计划包括设定明确的目标和目的，确定实现这些目标所需的技能和知识，并制定获取这些技能和知识的路线图。该计划应根据员工的需求量身定制，并定期审查以保持其相关性和有效性。
5.有效的沟通与协作
当员工感到被倾听并清楚地理解期望时，他们可以更好地专注于自己的任务并为组织的成功做出贡献。有效的沟通会影响员工的任务效率，凸显沟通在提高生产力方面的关键作用。
根据研究，关系良好的团队可以将他们的生产力提高 20% 到 25%。为了促进有效的沟通和协作，企业领导者可以鼓励开诚布公的沟通，提供定期反馈，并使用工具和技术来促进协作，例如项目管理软件和视频会议工具。
2023 年鼓励员工生产力的工具和技术
有很多工具可以帮助企业。从项目管理工具到通信和协作平台，这些工具可以帮助简化工作流程、改进通信并提高整体生产力水平。
一种有效的工具是协作软件。Slack、Microsoft Teams和Google Workspace等平台为沟通和协作提供了一个集中位置，允许员工实时共享文件、与同事聊天以及就项目进行协作。
另一种有用的工具是时间跟踪软件。这些工具，如Toggl和RescueTime，允许员工跟踪他们如何度过他们的时间，帮助他们确定他们可以提高生产力并专注于重要任务的领域。
自动化软件在工作场所也越来越受欢迎。Zapier和IFTTT等工具允许企业自动执行重复性任务，从而腾出员工的时间。
Microsoft 365和Google Workspace等基于云的套件使员工能够访问各种工具和应用程序，这些工具和应用程序有助于简化工作流程并改善协作。这些套件包括用于通信、文档管理、项目管理等的工具。
