合规培训是员工培训的一个方面,可帮助员工遵守强制性政府法律或公司内部政策。合规性可以包括从遵循快餐业中的健康和安全法规到网络安全中的高科技合规性的任何事情。
本文将详细介绍什么是合规培训、不同类型的培训、共同的好处和挑战,以及在任何工作环境中正确获得合规培训的一些重要提示。
什么是合规培训?
合规培训是一个过程,可确保新员工和现有员工了解您的组织及其员工需要遵守的规则、法规、法律和内部政策。它还确保员工知道他们必须如何以及为什么必须遵守这些合规要求。
合规培训首先在承包商或员工入职期间进行,有时甚至在工作开始之前进行,通常在工作的第一周或第二周内进行。此外,客户或雇主可能会要求现有承包商或工人在整个合作伙伴关系期间参加持续的合规培训课程。这种培训可能每年进行一次或多次,具体取决于您组织的需要和要求。
合规培训有助于确保贵公司的一切都在董事会之上运行,减少危险情况、违规罚款和代价高昂的法律挑战的可能性。它还可以帮助新加入组织的人了解期望、惯例和公司文化。
为什么员工合规培训很重要?
遵守政府法律、监管程序和内部规则是一项严肃的工作。不合规可能导致巨额罚款、法律诉讼,甚至企业倒闭。合规性主要有两种类型:公司合规性和监管合规性。
公司合规是指遵守公司制定的内部规则和政策。公司可以制定和实施这些政策,以促进公平的工作场所、实现公司目标、简化工作流程或确保公司以合乎道德的方式运营。
公司和监管合规性的存在是为了确保公司合法和合乎道德地运营。合规培训帮助员工了解为什么公司和法规合规性至关重要,以及如何在他们的角色中合规。公司通常要求承包商像全职或兼职员工一样遵守这些准则,因此独立专业人员需要认真对待合规培训。
一些常见的合规主题包括:
安全合规性,例如建筑行业的健康和安全
银行业实践的风险管理
利益冲突或贿赂法
反歧视法
数据隐私
金融法规
概述工作场所可接受行为的行为准则政策
接下来,我们将深入探讨不同类型的合规培训以及它们可能涉及的一些示例。
合规培训的类型
合规培训是多方面的,以解决其保护伞下的许多主题。一些培训对每个工人都是必不可少的,而另一些培训只对在某些行业、部门或领导角色中工作的人来说是必要的。
例如,在一家建筑公司,道德和行为准则合规培训对所有团队成员都很重要,以便制定公司政策和建立公司文化。另一方面,环境法规合规培训是为工程团队和环境修复专家保留的。
三种主要的合规培训类型是:
一般的
特定行业
具体工作
一般合规培训
一般合规培训涵盖与所有员工相关的合规性,从收发室到公司负责人。一般合规培训教授公司政策知识,帮助员工培养在企业文化中取得成功的技能。一般培训通常是与监管合规培训无关的公司合规培训。
一般合规培训包括:
性骚扰培训
多元化培训
工作场所暴力培训
道德培训
无意识偏见训练
反骚扰培训
请注意,一些一般合规培训也是法律要求的合规培训的一部分。例如,许多公司有关于多元化和公平的内部政策,美国有关于非法歧视员工的严格立法。因此,一般合规多元化培训通常包括有关公司股权政策和有关反歧视法的法律法规的信息。
一般合规培训有助于确保与公司相关的每个人(包括独立人才)了解公司的政策、角色和对职业行为的期望。这创造了更具凝聚力的公司心态并改善了企业文化。
强大的企业文化与提高生产力以及更好的团队成员参与度、保留率和业务成功相关联。从本质上讲,一般合规培训有助于让每个人都在同一页面上并为实现共同目标而共同努力。
行业特定培训
通常,法律要求特定行业的合规培训。
有多种针对特定行业的培训,包括:
职业安全与健康条例
数据保护,例如欧盟的GDPR
HIPAA 规定
联邦法律
信息安全
环境保护
根据您所在的行业,您可能需要针对特定??员工或整个公司进行行业特定的合规培训。例如,如果您的公司在欧洲有业务往来,分配到欧洲账户的员工将需要接受 GDPR 培训以遵守欧盟隐私法规。如果您的公司从事医疗保健工作,所有员工都必须接受行业特定的 HIPAA 信息安全合规培训,以避免受到民事和刑事处罚。
美国劳工部职业安全与健康管理局 (OSHA)为所有行业提供合规培训要求和资源。如果您所在行业的工人在工作中面临危险情况,OSHA 需要依法进行安全培训。他们提供授权培训中心、教学材料,甚至向非营利组织提供资助,以帮助组织遵守法规。
不遵守特定行业的合规性可能会导致严重的处罚或法律诉讼。在某些情况下,它甚至可能危及您员工的健康和安全。
岗位培训
针对特定工作的合规培训是指为相关项目或工作量身定制的承包商或员工培训计划。针对具体工作的合规培训可以结合企业和监管合规问题。
针对特定工作的合规培训可以包括以下内容:
公司政策
企业文化
行为准则
工作场所安全
特定工作规定
特定工作的合规培训与前面提到的培训之间可能存在一些重叠。但是,针对特定岗位的培训是由公司内特定部门或职位的员工完成的,而不是由整个公司完成的。
例如,在一家建筑公司,所有建筑工人、现场主管、合规经理和安全官员都需要针对特定??工作的 OSHA 合规培训。人力资源、财务或客户外展人员可能不需要完成此类安全培训。
合规培训的好处和挑战
深思熟虑地实施合规培训是获得这些计划的好处并最大程度地减少挑战的关键。以下是您的团队可能享有的一些好处、您在此过程中可能面临的挑战,以及一些可帮助您走上合规性正确道路的最佳实践。
好处
合规培训需要牺牲积极的工作时间,但从长远来看可以为公司带来可观的收益。
合规培训最明显的好处是降低了遭受严厉经济处罚的风险,并防止了严重的法律诉讼。合规性还可以增加贵公司的信誉,帮助您建立质量、诚实、安全和可靠的声誉。
成功的合规培训可帮助您的员工完成高质量的工作。当员工清楚地了解工作场所的政策、程序和期望时,他们可以自信地履行自己的职责。自信的员工更有效率、更主动、更投入,并且能够解决问题。
合规培训还可以改善公司文化。多元化培训、道德培训、性骚扰培训等有助于员工感到安全和受到重视。性骚扰培训让员工放心,公司领导了解性别歧视的现实情况,并正在积极努力在工作场所防止这种歧视。多元化培训可以帮助来自不同种族和民族背景的员工感受到被重视、被理解和被尊重。
包容的公司文化会产生善意的感觉,提高员工敬业度,并提高生产力。它还可以减少工人流失和独立承包商的流失。包容性合规培训也有助于吸引多元化的员工队伍,研究表明,多元化的工作场所比同质化的公司更有利可图,也更成功。
挑战
实施合规培训计划时需要考虑一些挑战。
合规培训的最大挑战之一是工人并不总是渴望参与,但有一些方法可以激励工人参与。公司可以提供产品赠品、现金红利、礼品卡奖励或公司赞助的餐食来激励员工培训。公司甚至可以让员工通过完成合规培训获得带薪休假。
合规培训的另一个挑战是它占用了常规专业工作的时间。然而,合规培训是每个团队成员不可或缺的工作职责。为了平衡工作时间和培训时间,公司应制定一致的合规培训计划,让工人和承包商可以按预期计划他们的日常工作。
合规培训的另一个挑战是创建成功计划的预算和准备时间。值得庆幸的是,有在线合规培训专家可以为您的培训计划提供定制材料。这些专家可以创建和更新从一般行为准则培训到反歧视法规合规性的所有内容。许多专家还提供在线学习课程,因此员工可以在适合他们工作时间的时候学习。
合规培训的最佳实践
制定可操作的合规培训计划似乎具有挑战性,但我们有一些最佳实践可以帮助指导您完成整个过程。
首先,为您的员工提供相关的、简短的和有吸引力的培训。您可以提供多种学习方法,例如团队活动、电子学习和视频培训。请记住,有些人的学习方式与其他人不同,因此对某些人最有效的方法可能对其他人并不适用。
强制所有员工接受培训也有助于确保每个人都了解公司政策、标准和法规。这是针对公司特定法规的一般合规培训的适当策略。但是,根据您所在的行业和员工的职责,您可能需要针对某些个人或部门定制某些形式的培训。这将帮助您简化合规培训并将其引导到最需要或法律要求的地方。
您还需要使用指标来衡量组织合规培训的有效性,并在您的员工或领导未达到目标时进行调整。在合规培训后鼓励所有员工提供反馈可以帮助您了解如何最好地提供持续支持。
对于诚实的反馈,为员工提供一种匿名参与合规培训审查调查的方式。切记不要把事情放在心上,而是要充满信心地向前迈进,并充分了解您的团队。实践良好的领导能力并成为贵公司所代表的榜样是激励和引导您的团队实现共同合规目标的关键。
遵循这些最佳实践并在需要时寻求外部支持可以帮助在您的组织内开展合规培训,并使您的公司以道德和负责任的方式向前发展。