创建合规文化对于任何组织的成功都至关重要。员工合规性包括广泛的指导方针和法规，旨在确保员工的职业安全和福祉，避免潜在的法律责任，并促进工作场所日常运营的成功。
本指南将提供工作场所合规问题的全面概述，以及帮助您的员工有效遵守合规协议的实际示例和策略。
什么是员工合规性?
员工合规性是指员工或独立承包商遵守联邦、州和地方法律以及规范其工作职责的公司政策的行为。
这些规定可能范围很广，包括从贵公司如何吸引新人才到人才管理战略的方方面面。该法规的目的是指导工人及其组织在法律、道德、有时甚至是道德标准范围内开展业务。
员工在确保企业遵守监管要求方面发挥着至关重要的作用。通过在工作场所遵守书面政策和合同、参加定期培训课程并报告违规行为，员工可以帮助维护其组织的完整性并促进安全和合规性。
为什么员工合规很重要
遵守法律要求对于保护您的企业和员工免受潜在的法律诉讼或其他伤害至关重要。通过确保合规性，企业可以促进安全和道德行为文化，同时营造积极的工作环境。
合规性可以通过多种方式使您的组织受益，包括:
合法合规。遵守法律要求对于保护您的企业免受法律诉讼（包括罚款和处罚）至关重要。违反法律还可能导致客户和收入损失。
风险缓解。遵循既定风险管理系统的员工可以保护自己和组织免受伤害。这种主动的方法鼓励稳定和安全的环境，同时为企业提供必要的工具来减轻这些风险的影响。
名声。遵守法规可为您的企业树立专业和值得信赖的形象，这可以吸引潜在客户并提高销售额。
节约成本。确保员工合规性有助于您的组织避免因违反法规而产生的意外费用，例如罚款和法律费用。
员工福利。遵守合规法规可以保护工人的健康和安全，保护他们免受歧视和其他侵犯，鼓励积极的工作文化。
员工合规问题示例
企业可能面临不同的合规问题，从工作场所歧视到数据隐私泄露。了解以下不合规问题示例可以使组织能够预测和应对任何挑战。
违反安全规定。违反工作场所安全的情况可能包括员工未使用防护设备、机械使用不当、未报告可能导致跌倒的泄漏或危险，或涉及暴力威胁的情况。
数据安全漏洞。数据安全漏洞的示例包括与其他组织共享公司信息、向其他客户泄露客户数据、丢失工作用电子设备或在个人笔记本电脑上下载机密文件。
骚扰和歧视。这包括基于一个人的种族、年龄、身份或性取向发表不恰当的评论和言论。它还涉及对另一名工人的侮辱、侮辱、威胁或恐吓行为。
时间和出勤违规。如果员工在没有事先通知的情况下未能上班，可能会导致截止日期延迟并影响所交付工作的质量。此外，迟到会导致生产力下降。
监管不合规。监管不合规的例子包括未能遵守健康和安全法规、违反对其他员工或客户的行为准则、无视培训协议或忽视报告违反合规法律的行为。
质量控制问题。工作场所经常发现的质量控制问题包括检查不当、忽视适当的测试协议、未报告缺陷以及文件过时。
滥用社交媒体。在工作场所不当使用社交媒体包括在社交平台上发布负面、冒犯性或不当的照片或评论，尤其是针对同事或组织的照片或评论。
利益冲突。存在利益冲突的员工可能会做出有损其工作诚信的行为，例如在未遵循适当程序的情况下雇用家庭成员、同时为竞争组织工作或利用公司资源谋取个人利益。
确保员工合规的 8 种有效方法
创建合规文化对于任何组织的成功都至关重要。这涉及实施各种策略，包括提供明确的指导方针和政策、定期培训课程以及提高员工敬业度。
通过实施以下策略，企业可以营造一种合规文化，促进安全、生产力和道德标准。
建立明确的期望
提供培训和发展机会
持续强化
以身作则
保持开放的沟通
提供充足的资源
建立积极的职场文化
使用技术
1. 建立明确的期望
为员工合规建立明确的期望对于积极和高效的工作环境至关重要。企业在制定这些期望时应考虑多个因素，例如确保这些期望可实现且切合实际，有效沟通，并在新员工入职时尽早建立。
组织应创建书面程序，清楚地概述适当的行为、操守和工作流程，并确保每个员工都可以访问这些程序。这些指南应定期更新，您应该给员工充足的时间来查看和理解它们。
此外，企业应安排定期会议来解决任何问题或疑虑。与员工合作以获得对既定期望的反馈并确保他们与公司的使命和价值观保持一致也是有益的。
2.提供培训和发展机会
定期合规培训可确保员工了解最新的法律、法规和公司要求，从而降低潜在风险并促进合规。组织应提供强制性健康和安全培训和小组会议，以讨论日常运营和合规政策。
此外，组织应优先对员工进行商业道德、数据保护和信息安全方面的培训。这可以帮助员工了解他们在敏感信息方面的责任，包括安全地处理、存储和共享数据。
还应提供发展机会，包括以工作场所多样性和反骚扰准则为重点的培训课程。这些培训课程可以为员工提供知识和技能，以维持积极和包容的工作场所。
3.持续强化
在加强员工合规性时，一致性是关键。定期绩效评估和小组会议可以帮助员工了解他们的角色和责任，并提供一个讨论合规问题或问题的平台。
更新政策以符合行业标准对于保持合规性也很重要。这向员工表明您的公司致力于了解最新的法规和最佳实践。
奖励良好行为是加强合规性的积极方式。金钱奖励或员工认可可以激励员工保持合规性。感谢会议也可以是一种简单但有效的方式来增加积极性并对员工的辛勤工作和对合规的承诺表示赞赏。
您需要确保任何奖励计划都不会遭受意外后果。例如，奖励低伤害率的安全激励计划设计不当可能会鼓励人们少报事故。一个设计更好的计划将鼓励和奖励导致改进安全文化的行为。
同时，您需要确定不合规的后果。这可能涉及口头和书面警告、改变工作职责、实施绩效改进计划或分配试用期。清楚地传达这些后果并确保它们得到始终如一的执行。
4. 以身作则
以身作则是确保员工效仿您行为的有力方式。始终遵循您为员工设定的期望表明您的企业是可靠和值得信赖的，从而使您的员工更有可能遵守。
以身作则的一种方法是培养您的技能和能力，成为一名有效的领导者。这可能涉及寻求培训机会来学习有关法规沟通的新技术和策略。这也可能意味着塑造您希望在团队中看到的行为和态度，例如积极的态度和强烈的职业道德。
您还需要做出符合公司政策的道德商业决策。这意味着以正直、诚实和透明的方式行事，并做出符合员工、客户和利益相关者最佳利益的决策。您可以通过展示道德行为来激励您的团队也这样做。
提供支持和理解是必不可少的，即使在冲突期间也是如此，这样您的员工就会放心地报告违规行为。
5.保持开放的沟通
保持组织中的员工合规性需要开放的沟通、鼓励反馈并及时解决问题。开放的沟通创造了一个员工可以自由表达他们的担忧或想法的环境。
它允许他们分享他们的观点和经验，从而做出更好的决策和合规性。
通过鼓励反馈，雇主可以确定需要改进的地方并对程序进行必要的更改，从而提高对这些协议的遵守程度。此外，立即解决问题可以防止小问题升级为可能损害企业声誉的更重要的合规问题。
6.提供充足的资源
为鼓励成功遵守政策和法规，您应该找出可能妨碍遵守的任何障碍。这些可能包括日常运营中缺乏信息或培训、对优秀工作的认可不足或对组织缺乏信任。
为了解决这些问题，组织应提供必要的资源以确保合规性，例如基于行业标准和法规的精心编写的政策。
您还应该提供员工手册——明确定义工作职责的工作说明、视频、清单和模板，以帮助员工遵守规程。
可以通过定期提供培训课程和小组会议来培养合规文化。实施开放政策，鼓励交流、提问、疑虑和反馈。这种方法可以帮助创建一种促进合规的安全和包容文化。
7.建立积极的职场文化
确保员工积极参与工作场所是促进合规的一个重要方面。积极的工作文化可以促进生产力、幸福感和安全的环境——所有这些都鼓励符合组织目标、政策和行业标准的行为和决策。
通过研讨会或网络研讨会与同事协作可以帮助他们积极学习和讨论工作场所的合规性。
为进一步提高员工敬业度，您可以引入游戏、奖励制度或工作以外的发展计划，以鼓励个人和职业发展。这些举措可以提高员工敬业度、忠诚度和遵守企业标准的意愿。
8.使用技术
管理合规性可能是一个复杂且耗时的过程，尤其是在记录、监控和报告活动方面。幸运的是，技术可以为其中许多挑战提供解决方案。
技术最重要的好处之一是它可以通过提供带有自动提醒的远程培训课程和跟踪培训模块的完成情况来促进强大的远程工作文化。
技术还可以自动化和简化记录合规相关活动，例如调查和报告。这可以节省时间并确保您准确地捕获所有必要的信息。
自动化任务和更新关键信息可以显着减少错误。例如，软件程序可以自动更新重要信息，例如政策变更和员工培训记录。这减少了手动完成此类更新时发生错误的可能性。
借助合规计划和强大的网络安全功能，您可以仅允许授权人员访问并防止数据泄露。此外，技术可以实现持续的工作监控，使跟踪员工进度变得更加容易，并确保遵守公司政策和行业法规。
